FAQ - Frequently asked questions

De kosten van personeel als onderdeel van uw TCO

Vaak heeft men in het MKB, maar ook daarbuiten, onvoldoende inzicht in de totale kosten van het gevoerde ICT beleid.
Bij de personele kosten betreft het gemiddeld voor een IT systeembeheerder toch al gauw tussen de 50 en 60 duizend euro per jaar (bron: Intermediair). Daarin zijn naast de salariskosten ook opleidingskosten en dergelijke meegenomen. Die kosten zijn nog wel ongeveer te volgen.

Dan komen nog de kosten voor de ICT infrastructuur om de hoek kijken. Voor het bezit en exploitatie van hardware is het van belang de zgn. ‘Total Cost of Ownership’ (TCO) te berekenen. Als u daarin inzicht hebt is het ook gemakkelijker om die kosten bijvoorbeeld te vergelijken met lease prijzen van dezelfde hardware volumes met dezelfde specificaties. U kunt dan op basis daarvan de variant kiezen die bij uw situatie past.

Een voorbeeld: u berekent dat de TCO prijs van uw totale ‘PC-park’ per jaar per pc 2.500,- euro bedraagt (op basis van afschrijving in 3 jaar). Misschien kunt u een deel van uw financiële problematiek oplossen door leasing van de infrastructuur. Een 3-jarig lease contract met overeenkomstige specificaties kost u bijvoorbeeld 1.000,- euro per jaar. Wat doet u?

Hebt u wèl inzicht in uw ICT kosten?

De laatste jaren vragen organisaties zich steeds vaker af waarom ICT toch altijd duurder uitvalt dan gedacht, en wat men daar als organisatie aan kan doen. Daarom de vraag: heeft u inzicht in de kosten die u per werkplek kwijt bent?

Volgens Gartner liggen de gemiddelde kosten tussen € 2.400,- en € 3.600,- per werkplek per jaar.

Is ICT uitbesteden iets voor u?

Uw ICT–voorziening. Doet u het zelf of besteedt u het uit? En in dat laatste geval: wat besteedt u wel uit en wat niet?

In grote lijnen zijn er drie mogelijkheden:

1. U hebt uw ICT volledig in eigen beheer (al dan niet met gekwalificeerd personeel).
2. U hebt uw ICT–infrastructuur in eigendom, maar het beheer besteedt u uit.
3. U besteedt de investering in uw ICT infrastructuur en het beheer ervan volledig uit.

Elke mogelijkheid heeft zijn eigen voor– en nadelen. Om ook als niet ICT’er uw ICT te kunnen managen, moet u zicht hebben op de sterke en zwakke schakels in uw ICT afdeling. Kent u uw zichtbare en verborgen ICT kosten? Is het ICT kennisniveau van uw eigen organisatie en leveranciers up-to-date? En hoe staat het met de beschikbaarheid van personen en systemen? Organisaties die het ICT-beheer uitbesteden doen dit om een aantal redenen. Er is niet voldoende kennis aanwezig binnen de organisatie. Of er is onvoldoende tijd beschikbaar om het ICT-beheer optimaal te kunnen uitvoeren. De kosten van beheer in eigen hand zijn hoger dan die van uitbesteden van het beheer.

Indien u uitbesteedt, heeft u de juiste kennis op het juiste tijdstip. Met name het uitbesteden kan leiden tot verbetering van het beheer en tot onderbouwde adviezen m.b.t. de ICT middelen. Het verloop binnen de eigen ICT afdeling is dan geen punt van zorg meer. Met de juiste partner kunt u tevens een resultaatverplichting overeenkomen. Uitbesteding van de ICT als bedrijfsactiviteit is al jaren gemeengoed. Veel grote ondernemingen, nationaal en internationaal, hebben na een zoektocht van jaren besloten om dit specialisme ‘de deur uit te doen’. Zelfs banken, met al hun vertrouwelijke klantgegevens, zijn hiertoe overgegaan. In het midden– en kleinbedrijf verloopt dit uitbesteedproces langzamer. Onbekend maakt onbemind?!

Wat biedt Xpletus

Xpletus is een totale IT oplossing voor het MKB segment. In de vorm van een 3 jarig contract wordt, hardware, software en beheer geleverd. U betaald een vast maandbedrag voor dit alles-in-1-concept. Hieronder een opsomming van de geleverde producten en diensten.

• Inclusief alle hardware, server, werkplekken, laptops, printers, routers, modems en UPS
• Inclusief software, Microsoft Windows, Office pakketten, virus scanners, Zarafa mail
• Server en netwerkbeheer
• Werkplekbeheer
• Securitybeheer
• Totale back-up oplossing
• Veilig internetten en e-mailen
• Licentiebeheer
• Proffesionele ondersteuning bij problemen
• Updatebeheer
• Verzekering van apparatuur
• Uitwijk mogelijkheden bij calamiteiten

Zarafa en Outlook

Voor de mailoplossing hebben we gekozen voor Zarafa; het nummer één alternatief voor Microsoft Exchange. Deze uiterst stabiele mailoplossing heeft de look & feel van Outlook, gebruikers hebben daarom geen extra instructies nodig om Zarafa te gebruiken.

Zarafa biedt u gedeelde kalenders, mail, contacten, tasks en veel meer handige opties. Via Web Access kunt u overal waar internet is gebruik maken van Zarafa. Simpel en veilig, zonder spam en virussen. Zarafa synchroniseert met alle Windows mobile compatible telefoons en Nokia en Ericsson business telefoons en de Apple iPhone.

Migratie naar nieuwe omgeving

De migratie wordt geheel door ons uitgevoerd. De gebruiker zal na de migratie direct weer kunnen aanvangen met de werkzaamheden. De doorlooptijd voor een migratie is ongeveer twee dagen.

Eigendom hardware en software

Alle geleverde hard en software zijn en blijven eigendom van Xpletus. De lease constructie is gelijk als het leasen van een auto. Xpletus biedt klanten de mogelijkheid om aan het einde van de contractperiode de omgeving voor een symbolisch afkoop bedrag over te nemen.

Helpdesk

Als klant van Xpletus mag u altijd en kosteloos gebruik maken van onze helpdesk. De beheeromgeving werkt geheel volgens de ITIL standaard. In het totaal zijn er 30 specialisten die voor u de problemen kunnen oplossen op het gebied van server, werkplek, hardware of software problematiek.

Back-up

De back-up is tweeledig, ten eerste is er een back-up die op de locatie van de klant wordt gemaakt. Deze back-up wordt gebruikt om snel en efficiënt bestanden terug te zetten. Tevens wordt er een remote back-up gemaakt, deze back-up wordt gebruikt na een calamiteit.

Licenties

Als klant van Xpletus hoeft u zich geen zorgen meer te maken over de geïnstalleerde software op de server of de werkplekken. Alle software is legaal en de licenties worden door ons beheerd en onderhouden.

Uitwijk mogelijkheid

Als de nood aan de man is na bijvoorbeeld, brand, diefstal of waterschade dan kunnen we u een uitwijk locatie aanbieden in het midden van het land.

Thuiswerkplek

Kan ik bij Xpletus ook een zelfde werkplek als thuiswerkplek krijgen en al mijn werkzaamheden vanuit huis doen? Ja, Xpletus verzorgt ook de thuiswerkplekken, een voorwaarde is dat er een internet aansluiting aanwezig is.

Internetverbinding

Kan Xpletus ook mijn internetverbinding leveren? Ja, we kunnen voor u de levering, beheer en bewaking van u verbinding verzorgen als u dat wenst.

Updatebeheer

Alle updates voor de geïnstalleerde software wordt door Xpletus geregeld, u hoeft niet zelf al uw software up-to-date te houden, wij zorgen ervoor dat u altijd van de laatste versies en patches voorzien bent.

Securitybeheer

Wat verstaan wij onder securitybeheer? Wij controleren onder andere pro-actief op ongewenste gasten binnen uw netwerk, virus protectie, spam bestrijding, rechten structuren, controle van logbestanden.

Mail en agenda op mijn mobiel

Als mail omgeving is er gekozen voor Zarafa, net als de Microsoft variant kunt u uw mail, agenda, contact personen en taken synchroniseren met de meest gangbare mobiele telefoons.

Inruil huidige hardware

Heeft u de afgelopen drie jaar hardware aangeschaft dan krijg u van Xpletus een aanbod deze in te ruilen. De inruilprijs wordt in vermindering gebracht.

Voordelen lease

• Verbetert de cash-flow, liquiditeit en balansverhouding
• Bij off-balance financiering blijft ruimte bij rekeningcourant krediet intact
• Geen verrassingen dankzij vaste bedragen
• Minimaliseert het risico van economische veroudering
• Mogelijkheid van tussentijds upgraden
• Beperkt kosten voor het uitfaseren van oude apparatuur
• Geen buitengewone lasten of baten
• Eenvoudiger budgetteren

Door wie opgericht?

Xpletus is een samenwerkingsverband van Unacle B.V. en Plover Systems. Twee gerenommeerde IT-bedrijven met samen meer dan 40 professionals, veel ervaring, goede contacten, gunstige inkoopvoorwaarden en bestaande servicecenters. Door de samenwerking met deze partners kan Xpletus een meer dan complete oplossing bieden voor een prijs die normaal gesproken nauwelijks de investering in hardware dekt. Xpletus: het eerste IT-concept met écht alles in één!